Hvernig væri lífið ef þú þyrftir aldrei aftur að taka til?

Nýr veruleiki blasir við mörgum þessa dagana með auknum tíma heima við, sérstaklega fyrir þá sem ekki hafa tök á að vinna heiman frá. Margir nota tímann til að taka til hendinni og losa sig við óþarfa dót sem hefur safnast fyrir. En hvernig væri að við þyrftum ekki að fara í átök í að taka til og gætum jafnframt stytt tímann sem fer í heimilisverkin, eytt sóun og skipulagt flæðið á heimilum betur fyrir alla á heimilinu?

Guðmundur Ingi Þorsteinsson hjá Lean ráðgjöf og Margrét Edda Ragnarsdóttir hjá Gemba ráðgjöf hafa tekið höndum saman og halda fjarnámskeið um hvernig hægt sé að bæta skipulagið á heimilinu og stytta tímann sem fer í heimilisstörfin. Þau eiga það sameiginlegt að vera bæði verkfræðingar og ráðgjafar í

aðferðafræði lean og sérhæfa sig í að innleiða umbótamenningu hjá fyrirtækjum sem miðar að því að einfalda og stytta ferla. Þau telja aðferðafræðina hins vegar ekki síður henta heimilum en fyrirtækjum.

‍Lean fyrir heimilið

“Þegar synir mínir voru yngri og við hjónin bæði í krefjandi störfum hugsaði ég oft með mér að það hlyti að vera til einfaldari leið til að sinna öllum þessum rútínuverkum á heimilinu”, segir Margrét Edda. Í kjölfarið segist Margrét hafa prófað að nota lean aðferðafræðina sem hún þekkti vel og hafði nýtt sér

sem stjórnandi.

“Heimilið er í raun eins og lítið fyrirtæki með sín fjármál og sína ferla, því var kjörið að beita þessari aðferðafræði sem fyrirtæki út um allan heim hafa nýtt til að auka skilvirkni í áratugi. Þegar ég hóf þessa vinnu markvisst á heimilinu stóð árangurinn ekki á sér. Að meðaltali sparaðist 30-50% tími í rútínuverkunum, álag varð jafnara og stressið sem einkenndi vinnuvikuna nánast hvarf. Það sem kom mér hins vegar mest á óvart var hliðarafurðin en það voru jákvæðu áhrifin á fjármálin, segir Margrét Edda.

En þetta hefði ekki átt að koma á óvart því fyrirtæki sem fara í lean vegferð segja sömu sögu, þegar áhersla er lögð á skipulag og skilvirkni batnar fjárhagurinn nánast undantekningarlaust í kjölfarið. Lykillinn er að breyta ekki öllu í einu, byrja á litlum skrefum og fylgja innleiðingu eftir. “Það er hægt að einfalda svo margt á heimilinu þegar við opnum augun fyrir því. Fæst heimili skipuleggja sig eins og fyrirtæki, en það er í raun einfalt að yfirfæra fræðin yfir á heimilin. Við gerum það með því að

skoða hvernig við vinnum verkefnin, rýna og prófa okkur áfram með nýjum aðferðum með það að markmiði að eyða sóun í tíma og peningum, einfalda ferla og bæta flæðið, segir Guðmundur Ingi.

‍En hvað er það sem er að flækja heimilisstörfin hjá fólki?

Í grunninn erum við með of mikið af öllu inni á heimilinu sem við erum að reyna að finna staðsetningu fyrir. Margir eru þessa dagana að fara yfir heimilið eða geymsluna og taka til. En hvernig gekk að viðhalda síðustu tiltekt? Hlutirnir leitast við að fara aftur í sama farið og þess vegna er skammgóður vermir að taka bara til. Það þarf að taka tiltektina á næsta stig með breyttu og sýnilegu skipulagi svo allir heimilismenn geti viðhaldið breytingunni til lengri tíma. Í draumaheimi væri skipulagið það gott að við þyrftum í raun aldrei aftur að “taka til”.

Lean í eldhúsinu - hver er munurinn á lean kokki eða hamfarakokki?

Margir hlutir í eldhúsinu sem við notum mikið eru staðsettir á röngum stöðum með tilliti til tíðni notkunar. Ef við tökum dæmi þá reynum við að ráðleggja fólki að skipuleggja eldhúsið þannig að þau áhöld sem þú notar daglega séu við höndina, eins að nýta dauðan tíma sem skapast á milli verka til að ganga frá. Hugsum okkur tvo aðila á sama heimili sem baka pizzu. Annar skilur við eldhúsið eins og enginn hafi verið að elda í því en hinn aðilinn er „hamfarakokkur“ þar sem allir bekkir, borð og jafnvel gólf eru óhrein og vaskurinn fullur af leirtaui. Það er ólíkt verklag og ójafnt flæði sem skýrir mismuninn, þetta leiðir af sér að tíminn sem fer í frágang eftir hamfarakokkinn er töluvert meiri en hjá þeim sem gengur frá jafnóðum. Lean kokkurinn getur eldað, lagt á borð og gengið frá allt á sama tíma, það geta allir lært verklagið og allir geta orðið lean kokkar.

En hvað með forgangsröðun, hvar á maður að byrja?

Svarið við þessu er einfalt, byrjaðu á því sem er að pirra þig mest og svo koll af kolli, það er forgangsröðunin. “Það sem truflaði mig hvað mest var hversu mikill tími fór í búðarferðir, eldamennsku og frágang, já og þessi eilífi höfuðverkur um hvað eigi að vera í matinn, segir Margrét Edda. “Lean aðferðir virka nákvæmlega eins á heimilinu og hjá fyrirtækjum. Margir hafa óvænt auka tíma vegna þeirra aðstæðna sem allur heimurinn er að kljást við. Fyrir þá sem vilja nýta tímann sem best, hvíla sig á Netflix og endurskipuleggja heimilið þá ætlum við að bjóða upp á skemmtilegt námskeið sem við köllum Lean fyrir heimilið. Námskeiðið er að sjálfsögðu núna kennt í fjarfundi og hentar öllum sem vilja fá innsýn inn í hvernig aðferðafræðin getur nýst þér heima við og fá sniðugar hugmyndir frá öðrum þátttakendum”, segir Guðmundur Ingi.

Hvenær er næsta námskeið?

Næsta námskeið er núna á fimmtudaginn, þann 2. apríl og svo verður annað námskeið miðvikudaginn 8. apríl. Námskeiðið hentar öllum en í raun er eina skilyrðið, fyrir utan að skrá sig, að vera með tölvu með hljóði eða önnur snjalltæki við höndina. Fyrir námskeiðið færðu senda slóð sem þú smellir á þegar námskeiðið hefst. Það góða við að hafa þetta sem fjarnámskeið er að fólk utan að landi hefur jafn greiðan aðgang að námskeiðinu. Á síðasta námskeiði voru tveir þátttakendur frá Höfn og einn úr Langadal.

Hvar má finna upplýsingar um námskeiðið og skráningu?

Verkefnið er samstarfsverkefni okkar hjá Lean ráðgjöf og Gemba ráðgjöf en skráning og allar upplýsingar má finna á Facebook og á vefsíðum okkar. Við svörum svo öllum fyrirspurnum ef nánari upplýsinga er óskað. Við viljum benda á að flest stéttarfélög endurgreiða allt að 90% af námskeiðagjöldum. Það er von okkar að við getum með þessu móti hjálpað fólki á þessu undarlegu tímum með því að kenna nýjar aðferðir sem einfalda heimilishaldið.

Skráning á námskeiðið með því að senda tölvupóst á lean@leanradgjof.is og nánari upplýsingar á síðunni undir námskeið.